Personaleinsatzpläne können seitens des Personalplaners und der Mitarbeiter zu Frust, Misstrauen, Demotivation und im schlimmsten Fall zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation im Unternehmen führen. Dabei kann ein Dienstplan schnell und effizient erstellt werden, ohne Ärger bei den Mitarbeitern hervorzurufen! Doch wie wird ein Personaleinsatzplan definiert und wie gelingt die einfache und schnelle Umsetzung eines Personaleinsatzplans?

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Was ist ein Personaleinsatzplan?

Als Teilbereich der Personalplanung umfasst die Personaleinsatzplanung, auch Dienstplan oder Schichtplan genannt, die Zuordnung von qualifizierten Arbeitskräften zu spezifischen Orten und Zeiten. Ziel ist die Gewährleistung korrekter und effizienter Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens.

Während der Dienstplan früher auf Papier entworfen wurde, kommen heutzutage intelligente Personaleinsatzplanungen zum Einsatz, die den Verwaltungsaufwand reduzieren, Personalengpässen entgegenwirken und die Mitarbeiterzufriedenheit fördern. Verwendung findet in diesem Zusammenhang eine Software.

Eine Personaleinsatzplanung gilt zwar als fix, sollte aber ein gewisses Maß an Flexibilität gewähren, um auf unvorhersehbare Ereignisse wie krankheitsbedingte Arbeitsausfälle reagieren zu können.

Warum empfinden viele Unternehmen die Dienstplanerstellung als schwierig?

Wer als Personalplaner für die Erstellung des Personaleinsatzplans in einem Team zuständig ist und keine Software nutzt, benötigt viele Arbeitsstunden pro Woche für die Erstellung und die Umstrukturierung des Plans aufgrund von Krankheitsfällen oder Änderungswünschen. Zu allem Überfluss reagieren die Mitarbeiter dann auch noch frustriert und demotiviert, weil sie die Schichten anders verteilt hätten.

Dabei soll die Personaleinsatzplanung eigentlich ganz andere Effekte auslösen: So soll die Mitarbeiterzufriedenheit durch flexible Arbeitsgestaltungen gesteigert, die Arbeitsatmosphäre verbessert und die Mitarbeiterfluktuation reduziert werden.

Wie gelingt der Dienstplan schnell und einfach?

Viele Personalplaner stellen sich deswegen die Frage: Wie gelingt die Personaleinsatzplanung schneller und wie kann eine höhere Akzeptanz der Planung seitens der Mitarbeiter erreicht werden? Dieser Artikel liefert Antworten.

Eine Software nutzen

Manuelle Excel-Tabellen kosten Nerven und sind zeitaufwändig. Die Lösung: Eine Workforce-Management-Lösung (WMF) erspart Personalplanern manuelle Eingaben und verschafft einen tagesaktuellen Überblick über Personalkosten, die Produktivität des Unternehmens und Zielsetzungen.

Unternehmen gelingt es so nicht nur, Lohnkosten zu senken, indem die Mitarbeiter effizient eingesetzt werden, sondern es kommt auch zu deutlich weniger Änderungen des Einsatzplans.

Spontane Anrufe bei Kollegen, die bei Krankheitsfällen an ihrem freien Tag in das Unternehmen gebeten werden, gehören damit der Vergangenheit an. Auch Fehler in der Planung werden reduziert. Der Personalplaner wird entlastet und die Mitarbeiter sind zufriedener.

Die Mitarbeiter aktiv mit einbeziehen

Ziel der Personaldienstplanung ist ein reibungsloser Ablauf des Personaleinsatzes. Allerdings gilt es auch, fair und menschlich zu agieren und Wünsche der Mitarbeiter entgegen zu nehmen. Zudem erfordert insbesondere die Arbeit in mehreren Schichten die Weitsicht des Personalers, das Arbeitszeitgesetz einzuhalten und die Schichten beispielsweise im Drei-Schicht-System gerecht zu verteilen.

Mütter und Väter oder Menschen mit pflegebedürftigen Familienmitgliedern sollten gesehen werden. Aber auch Kinderlose freuen sich darüber, nicht an jedem Weihnachtsfest auf der Arbeit zu erscheinen.

Zufriedene Mitarbeiter sind günstige Mitarbeiter, da diese mehr Leistung zeigen als ihre demotivierten Kollegen. Priorität hat also, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und die Motivation aufrecht zu erhalten, um Personalkosten einzusparen.

Bei dem Einsatz von Workforce-Management-Lösungen können Mitarbeiter selbst entscheiden, wann sie arbeiten möchten. Das ermöglicht nicht nur eine flexible Arbeitszeitgestaltung, sondern auch eine gute Work-Life-Balance. Zudem fühlen sich die Arbeitnehmer gesehen, indem sie die Kontrolle und Verantwortung über ihre Arbeitszeiten erhalten.

Die Nutzung einer App kann also dazu führen, dass Mitarbeiter weniger Familienfeiern verpassen, mehr Zeit mit Angehörigen verbringen und gleichzeitig ein höheres Leistungsniveau erreichen.

Fazit