Quelle: planview.com
Ob ein Projekt Erfolg hat oder scheitert, hängt von einer Vielzahl von Kriterien ab. Es steht jedoch außer Frage, dass die Projektplanung einer der mit Abstand wichtigsten Aspekte ist. Es handelt sich schließlich um die Basis des Projekts, die alle Prozesse koordiniert und zusammenführt. Infolgedessen kann die Projektplanung eine große Herausforderung darstellen. Das macht es umso wichtiger, die ersten Schritte zu kennen.
Klare Zielsetzung
Noch immer werden Projekte ins Leben gerufen, deren Ziele nicht eindeutig definiert sind. Solche Projekte können zwar funktionieren, aber sind anfälliger für Probleme und im Regelfall weniger effizient. Daher ist eine klare Zielsetzung eine absolute Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Projektplanung. Bei der Formulierung der Ziele bietet sich die SMART-Regel an. Sie besagt, dass Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein müssen.
Identifikation von Risiken
Selbst die besten Projekte sind nicht frei von Risiken. Sobald es um wirtschaftliche Fragen geht, können beispielsweise geopolitische Ereignisse ein Problem darstellen. Bei geopolitischen Ereignissen kann es sich beispielsweise um Gesetzesänderungen, Naturkatastrophen oder Handelskriege handeln. Eine umfassende Risikoanalyse ist daher ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Projektplanung.
Mechanismen zur Überwachung
Wir können nicht damit rechnen, dass ein Projekt genau so läuft, wie wir es geplant haben. Daher sollten bereits in die Projektplanung Mechanismen zur Überwachung eingebaut werden. Diese Mechanismen sollten sicherstellen, dass der Projektablauf wie geplant vonstattengeht. Zur Überwachung eines Projekts bieten sich unter anderem branchenspezifische Softwares an.
Storyboards zur Visualisierung von Konzepten
Durch Storyboards können die verschiedenen Projektschritte visuell dargestellt werden. Das wiederum erleichtert die Kommunikation im Team, was bei der Konzeptualisierung hilft und dazu beiträgt, mögliche Chancen oder Herausforderungen zu identifizieren. Führungskräfte oder Mitarbeiter können online ein Storyboard erstellen und damit ihre Ideen zum Leben erwecken. Es gibt sogar Tools, die eigens für die Erstellung von Storyboards entwickelt wurden. Sie umfassen nützliche Features wie Bearbeitungsfunktionen, Feedback und Vorlagen. Die Vorlagen unterstützen unter anderem bei Customer Journey Maps, Infografiken, Personas und Präsentationen. Erstellte Storyboards lassen sich als Bilder oder PDF-Dateien herunterladen, wodurch sie leicht mit anderen geteilt werden können.
Planung von Ressourcen
Die Planung beziehungsweise Zuordnung von Ressourcen oder auch Ressourcenallokation stellt sicher, dass dem Projekt alle erforderlichen Ressourcen zuteilwerden. Besagte Ressourcen können unter anderem Ausrüstung, Geld und Mitarbeiter umfassen. Es ist wichtig, dass bei der Planung nicht mehr oder weniger Ressourcen aufgewendet werden, als nötig sind. Im Vordergrund steht die Effizienz. Da die Ressourcenallokation eng mit der Budgetierung verbunden ist, sollte die Finanzabteilung immer miteinbezogen werden.
Zeitrahmen für unterschiedliche Projektstadien
Projekte brauchen Zeit und nicht immer lässt sich der zeitliche Rahmen einhalten. Unabhängig davon sollte bei der Projektplanung ein Zeitrahmen für die unterschiedlichen Projektstadien festgelegt werden. Es ist sinnvoll, Meilensteine für jede Projektphase festzulegen, um eine Orientierungsgrundlage zu haben. Ferner sollten die Zeitvorgaben möglichst realistisch sein. Dazu gehört auch, einen Puffer für mögliche Verzögerungen einzubauen. Verzögerungen bei Projekten sind leider keine Seltenheit und können mit den unterschiedlichsten Gründen zusammenhängen. So kann es beispielsweise passieren, dass Schlüsselmitarbeiter erkranken und für einige Wochen wegfallen.
